Удаленка — это проверка бизнеса на прочность. Без четкой системы агентство превращается в хаос: правки теряются в чатах, дедлайны горят, а клиент нервничает. Чтобы этого не происходило, мы выстроили жесткую, но удобную инфраструктуру.
Мы протестировали разные инструменты для удаленной работы и остановились на мощной связке: ПланФикс для производства и Битрикс24 для продаж. В этой статье расскажем, как это работает и почему мы не ограничились одной программой.
1. ПланФикс: «Мозг» наших проектов
Когда мы искали программы для управления проектами, главным критерием была гибкость. Стандартный таск менеджер для команды (вроде Trello) хорош для простых задач, но для комплексного маркетинга его мало.
Наш выбор — ПланФикс. Это не просто список дел, а программируемая среда, где мы настроили все процессы под себя.
Как это работает?
В ПланФикс задачи не висят мертвым грузом. Мы настроили автоматические сценарии. Например, когда копирайтер сдает текст, задача сама меняет статус и переходит к редактору. Человеческий фактор исключен: никто не забудет передать проект дальше.
Для нас это лучшая программа для совместного управления проектами, потому что она позволяет видеть всю картину целиком: от загрузки дизайнеров до рентабельности каждого проекта.
2. Алгоритм и культура постановки задач
Даже лучшие системы и программы для управления проектами бесполезны, если ими неправильно пользоваться. Поэтому у нас внедрен строгий алгоритм постановки задач сотрудникам.
Правильная постановка задач для сотрудников состоит из трех элементов:
- Контекст: Зачем мы это делаем? (Это и есть мотивация сотрудника при постановке задачи — он понимает, что не просто «копает яму», а решает проблему клиента).
- Результат: Четкое описание того, что должно получиться в итоге (файл, ссылка, документ).
- Срок: Жесткий контроль дедлайна.
Этапы постановки задачи сотруднику в нашем агентстве всегда проходят через чек-лист. Если в задаче нет вводных данных — сотрудник имеет право вернуть ее обратно. Такая система постановки задач сотрудникам экономит кучу времени на уточнениях.
3. Битрикс24: Где живут деньги и клиенты
Если ПланФикс — это наш «цех», то Битрикс24 — это наш офис и переговорная.
Битрикс24 для бизнеса (особенно для агентского) — это стандарт индустрии. Мы используем 1С Битрикс корпоративный портал для двух глобальных целей:
CRM и Продажи
Возможности Битрикс24 позволяют нам не терять ни одного лида. Все звонки, письма и заявки с сайта падают в одну воронку. Мы видим историю общения с каждым клиентом. Это ключевой момент для Битрикс24 для малого бизнеса: когда у тебя 100 клиентов, помнить все в голове невозможно.
Корпоративная среда
Корпоративный портал Битрикс 24 заменяет нам социальную сеть. Здесь новости компании, база знаний, графики отпусков и чаты. Это отличные сервисы для командной работы, которые разделяют личное общение в мессенджерах и рабочие вопросы.
Мы используем бизнес процессы для Битрикс24, чтобы автоматизировать документооборот. Счета и акты формируются в пару кликов — это оставляет менеджерам больше времени на заботу о клиентах.
4. Как мы контролируем результат (без слежки)
Один из главных страхов клиентов (да и руководителей): как контролировать сотрудников на удаленке?
Многие программы для планирования и управления проектами предлагают делать скриншоты экрана сотрудников раз в 5 минут. Мы против такого подхода. Тотальная слежка убивает творчество.
Наш ответ на вопрос, как контролировать работу сотрудников на удаленке, прост: мы контролируем не часы, а результат.
- В ПланФиксе видно, на какой стадии проект.
- В Битрикс24 видно, сколько сделок закрыто.
Благодаря тому, что мы используем лучшие программы для управления проектами, прозрачность достигается автоматически. Клиент в любой момент может получить отчет: что сделано, что в работе, а что запланировано.
Почему две системы, а не одна?
Часто спрашивают: «Зачем платить дважды? Ведь есть возможности тарифов Битрикс24, которые включают задачи».
Ответ прост: специализация.
- Битрикс24 для работы и бизнеса идеален как CRM и портал.
- ПланФикс — непревзойденные программы для разработки и управления проектами со сложной логикой.
Мы не идем на компромиссы и используем лучшие инструменты в своем классе, чтобы ваш маркетинг работал как часы.
Хотите работать с агентством, у которого порядок в делах и документах? Свяжитесь с нами, и мы покажем, как системный подход приносит результат.
